Dans les grandes entreprises, le partage de bonnes pratiques entre les différents services n’est pas toujours optimal. Par manque de temps des uns pour former les autres, par des réticences au changement plus fortes dans certains départements de l’entreprise que dans d‘autres, par l’absence d’outils de communication adaptés, etc. Bref, il existe toujours une bonne raison pour que le savoir-faire utile à toute l’entreprise reste confiné au sein d’une équipe ou d’un service.
Pour faire simple, on relève deux étapes principales pour transmettre des bonnes pratiques en interne.
La première, la plus difficile, consiste à trouver le moyen de transmettre l’étincelle qui va permettre de convaincre la cible interne que le changement est une opportunité. Il s’agit là d’attirer l’attention sur le projet et de susciter un intérêt qui permettra de dérouler plus facilement
La seconde étape, la plus longue, consiste à mettre en place concrètement le processus de transfert de bonnes pratiques.
Dans cet article, nous proposons de faire un zoom sur la première étape, sur laquelle nous avons une expérience, et qui nous paraît prépondérante pour le succès de la seconde.
Pour se donner un maximum de chances de réussite dans cette première étape, il faut réunir au moins trois conditions prépondérantes :
Minimiser le temps passé par les équipes formatrices et celles qui sont formées
En entreprise, le temps est compté ! Aussi, au plus la charge de travail pour la transmission de bonnes pratiques sera allégée, au plus cette transmission aura des chances de se réaliser dans de bonnes conditions. Par ailleurs, une phase d’amorçage qui s’éternise est rarement gage de réussite ultérieure.
Premier réflexe, préparer un document support, en général un Powerpoint. Alors là, selon la disponibilité des informations, le temps consacré à cette tâche est difficilement quantifiable, oscillant entre quelques heures à quelques jours.
Il suffit d’un coup de fil, d’environ 30 à 45 minutes, pour vous entretenir avec notre journaliste en lui expliquant votre problématique et en lui « raconter votre histoire ».
S’assurer de faire passer les messages clés les plus importants
Durant cette première étape, il ne s’agit pas d’assommer ses interlocuteurs avec un nombre d’informations trop important. Au contraire, il faut privilégier les arguments qui feront mouche immédiatement.
Pour être sur de ne pas passer à côté de quelque chose d’important, la tendance est de vouloir produire un document exhaustif. Et les slides s’enchaînent… Mais s’il faut digérer un Powerpoint de 40 slides pour commencer à comprendre l’intérêt d’appliquer telle ou telle pratique, il est peu probable que votre cible se laisse convaincre facilement.
Notre journaliste vous accompagne dans la hiérarchisation de vos messages, en fonction de votre cible, et vous aide à dégager ceux qui sont le plus à même de la convaincre. Ils sont ensuite restitués à travers un scénario qui permettra de « raconter votre histoire ».
Disposer d’un format adapté à la transmission et au partage
Il faut maintenant favoriser le partage rapide des informations pour amorcer l’intérêt des équipes et services ciblés envers les bonnes pratiques à partager.
Bon, une fois le document réalisé, il faut le diffuser. On peut l’ajouter à ceux déjà présents sur l’intranet, au risque de le noyer, ou l’envoyer par email, en étant quasi sûr que quelques destinataires y jetteront un regard distrait et que la majorité ne l’ouvrira pas…
Une vidéo explicative suscite un intérêt « instinctif ». Diffusé via l’intranet ou par email, ce format plus attractif sera plus consulté. Et son ton engageant plus convainquant. En plus, il y a même des chances que la vidéo face le buzz en interne et que l’on en parle autour de la machine à café !
Profitez des atouts de la vidéo explicative !
Envie de raconter vos histoires (de votre entreprise, de vos produits, de vos services, etc.) d'une autre façon ?